CONSERVACIÓN DE FACTURAS O DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS Y OTROS DOCUMENTOS.

En el anterior número de esta revista entramos en detalle sobre qué requisitos debían contener las facturas y las copias de ésta, así como tambien se vio en qué sectores se permitía el uso de documentos sustitutivos de las facturas, como son los comúnmente llamados tiquets. En esta ocasión trataremos sobre la obligación de conservación de facturas o documentos sustitutivos.


OBLIGACIÓN DE CONSERVACIÓN DE FACTURAS O DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS Y OTROS DOCUMENTOS.

Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, los siguientes documentos:

a) Las facturas y documentos sustitutivos recibidos.

b) Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al reglamento del IVA y las copias de los documentos sustitutivos expedidos.

c) Las facturas expedidas de acuerdo con el al reglamento del IVA, así como sus justificantes contables, en su caso.

d) Los recibos, tanto el original de aquel, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.

e) Los documentos acreditativos del pago del Impuesto a la Importación.

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a los documentos que se citan en el párrafo c).

Los documentos deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados por este reglamento.

Las obligaciones a las que se refiere el apartado anterior se podrán cumplir materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo, el cual será, en cualquier caso, responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en este capítulo.

Cuando el tercero no esté establecido en la Comunidad Europea , salvo que se encuentre establecido en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua con un ámbito de aplicación similar al previsto por las Directivas 76/308/CEE del Consejo, de 15 de mayo de 1976, sobre la asistencia mutua en materia de cobro de los créditos correspondientes a determinadas exacciones, derechos, impuestos y otras medidas, y 77/799/CEE del Consejo, de 19 de diciembre de 1977, relativa a la asistencia mutua entre las autoridades competentes de los Estados miembros en el ámbito de los impuestos directos, de determinados impuestos sobre consumos específicos y de los impuestos sobre las primas de seguros, y por el Reglamento (CE) n.º1798/2003 del Consejo, de 7 de octubre de 2003, relativo a la cooperación administrativa en el ámbito del impuesto sobre el valor añadido y por el que se deroga el Reglamento (CEE) n.º 218/92, únicamente cabrá el cumplimiento de esta obligación a través de un tercero previa autorización de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.


FORMAS DE CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS O DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS.

Los diferentes documentos a que se hace referencia en el artículo 19 se deberán conservar de forma que se garantice el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.

En particular, esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos. A estos efectos, se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.


CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS O DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS.

La conservación por medios electrónicos de los documentos a que se hace referencia en el apartado anterior deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible.

Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada.

Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.

El Ministro de Hacienda dictará las disposiciones necesarias para el desarrollo y aplicación de lo establecido en este artículo.


LUGAR DE CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS O DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS.

A efectos de lo dispuesto en este capítulo, el empresario o profesional o el sujeto pasivo obligado a la conservación de las facturas o documentos sustitutivos podrá determinar el lugar de cumplimiento de dicha obligación, a condición de que ponga a disposición del órgano de la Administración tributaria que esté desarrollando una actuación dirigida a la comprobación de su órgano y sin demora injustificada, toda la documentación o información así conservadas.

Cuando la conservación se efectúe fuera de España, tal obligación únicamente se considerará válidamente cumplida si se realiza mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso en línea, así como la carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria de la documentación o información así conservadas.

En caso de que los empresarios o profesionales o sujetos pasivos deseen cumplir dicha obligación fuera del citado territorio deberán comunicar con carácter previo esta circunstancia a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.


ACCESO DE LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA A LAS FACTURAS Y DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS.

Cuando la obligación de conservación se cumpla mediante la utilización de medios electrónicos se deberá garantizar a cualquier órgano de la Administración tributaria que esté realizando una actuación de comprobación de la situación tributaria del empresario o profesional o del sujeto pasivo el acceso en línea a los documentos conservados, así como su carga remota y utilización. El cumplimiento de esta obligación será independiente del lugar en el que se conserven los documentos.


RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS EN MATERIA DE FACTURACIÓN.


Se considerarán de naturaleza tributaria, a efectos de la interposición de la correspondiente reclamación económico-administrativa, las controversias que puedan producirse en relación con la expedición, rectificación o remisión de facturas o de documentos sustitutivos y demás documentos a que se refiere el reglamento del IVA, cuando estén motivadas por hechos o cuestiones de derecho de dicha naturaleza.